Командировки и разъездная работа: как оформляются? Что важно учесть при трудоустройстве?

Разъездной работой считается деятельность, в рамках которой сотрудник большую часть времени проводит вне офиса. Ездит по различным делам, решает задачи, выданные руководством. Во время подобной работы постоянно есть сопутствующие траты. На еду, бензин или проезд на общественном транспорте.

Многие организации относятся к подобной работе ответственно. Компенсируют сотрудникам соответствующие траты.

Но есть и те, кто пытается сэкономить и обмануть сотрудника. Компенсировав ему меньше, чем он потратил. В результате, если не знать свои права и не отстаивать их, можно постоянно уходить в минус. Работать фактически за бесплатно. То же касается и командировок.

Мы расскажем, как защитить себя и потребовать от бухгалтерии возмещение абсолютно всех трат.

О компенсации

В соответствии с законодательством, в России работодатель обязан возместить сотруднику все траты, которые он понес во время разъездов или же командировки. В частности, деньги должны выделять на:

1. Проезд до места выполнения задач. Он может быть осуществлен как на общественном транспорте, так и на личном автомобиле. Если человек отправляется в командировку в другой город, то работодатель обязан компенсировать еще и стоимость проживания там.
2. Суточные. Они тратятся на то, чтобы сотрудник имел возможность кушать во время отправки в командировку.
3. Другие доптраты. Чтобы компенсировать их, необходимо получить разрешение на покупку определенных вещей. И другие траты в рамках командировки. Если человек купит что-то без спроса и согласования с руководством, то получить средства у него не получится. В основном в список дополнительных трат входят: отправка писем и посылок, бензин, техобслуживание машины, плата за определенные услуги со стороны курьера, а также канцелярские товары.

Порядок выплат

Очень часто средства, необходимые сотруднику для оплаты еды и проживания, предоставляются ему моментально. До момента самой поездки. Либо, если вы постоянно отправляетесь в командировки, вам могут перечислить деньги за них сразу. То есть, за несколько поездок вперед.

Оплата денег за бензин и другие траты в рамках применения своей машины тоже производится. Но обычно в самом конце месяца. Когда вы получите основную зарплату.

Сотруднику необходимо сделать отчет обо всех тратах, которые он понес в рамках командировки

Нужно предоставить чеки обо всех суммах, которые вы потратили, пребывая в командировке. Единственное, про что не нужно рассказывать - то, сколько суточных и куда вы потратили. При условии, что уместились в сумму, которую вам выделили.

Помните, что суточные предоставляют не для определенных видов покупок. А на то количество дней, что вы проводите в командировке. Поэтому, если удастся потратить на еду меньше, чем вам выделили, то это положительный момент. Значит остаток можете забрать себе. И это вполне легально.

Как предоставляется отчет о тратах?

Чтобы доложить работодателю о том, сколько денег потратил сотрудник, ему необходимо составить специальный авансовый отчет. К нему необходимо дополнительно прикрепить подтверждающие ваши траты в поездке документы. То есть, различные чеки, а также другие счета, которые могут так или иначе послужить доказательством ваших трат. Их можно затребовать у сотрудников отеля, получить в кафе, ресторане.

Затем предоставленная документация отправляется бухгалтеру или же какому-либо финансовому контролеру. Эти люди отвечают за согласование того или иного отчета. Если никаких вопросов к вам не возникнет, документ примут. А вам компенсируют все траты.

Процесс оформления командировки

В командировку вас могут отправить только если владелец компании выпустит соответствующий приказ. И подпишет его. Конкретный приказ должен быть оформлен соответствующим образом. То есть, на нем должна быть указана дата, сколько будет длиться ваша отправка в конкретное место, а также адрес, по которому будет осуществляться деятельность.

На время пребывания в другом городе работнику также могут предоставить специальное удостоверение. Оно называется командировочным. В нем могут проставлять информацию о том, что он успешно прибыл на место командировки.

Как сделать так, чтобы работодатель все компенсировал и не обманул вас?

К сожалению, на рынке труда очень много недобросовестных работодателей. Тех, которые к командировкам в определенные места относятся крайне скептически. Взаимодействуют с разъездными сотрудниками по следующему принципу. Используют их труд на пределе возможностей. Возмещают как можно меньше средств в рамках понесенных в ходе командировки трат. А когда человеку в подобном формате работать надоест, и он уйдет, ищут нового.

Учитывайте, что не каждый работодатель хочет тратить много денег на ваше содержание в месте командировки. Поэтому он постарается выделить как можно меньше денег. И как можно больше сэкономить. Ваша задача же - отстаивать свои права. И добиваться компенсации каждой копейки. Ведь если дадите возможность сэкономить на своем труде, это произойдет. И будет продолжаться в дальнейших командировках. Ваша молчаливость не будет воспринята положительно. Ей наоборот будут пользоваться.

Помните, что если работодателю надо ваше присутствие в другом городе, то он должен за это платить. Ни в коем случае не покрывайте траты в поездке за свой счет. Иначе будете работать за бесплатно. Обсудите при трудоустройстве следующие нюансы о командировках.

Уточните, куда вас могут отправить в командировку и пропишите это в договоре

Всегда нужно знать примерную географию того, куда вас могут отправить в ту или иную командировку. Она может быть разной. Либо в рамках одного региона, либо в пределах нескольких. Либо даже в любую часть страны. Если обсудить этот момент на берегу, вы будете примерно понимать, насколько может быть сложной и затратной работа в определенной компании.

Географию будущих командировок важно обсуждать на берегу, чтобы сразу понимать, нужна вам подобная работа или нет. Одно дело съездить в другой город в пределах своего региона за 200-300 километров. Но другое - отправиться на своей машине за 8.000 км в другую часть страны. Естественно, подобный вариант вам не подойдет, поскольку так вы убьете свою машину очень быстро.

Более того, территорию вашей будущей работы и командировок нужно дополнительно прописывать в трудовом договоре. Либо же в дополнительном соглашении. Без подобных документов начальник сможет отправить вас в командировку в любую часть страны. И вы не сможете отстоять свои права перед ним. Или при обращении в суд на работодателя.

Уточните, где вы будете работать большую часть времени

В обязательном порядке спросите, где вы можете работать, когда не находитесь на разъезде. Или в командировке. Многие компании разрешают на этот период работать из дома. Соответствующие моменты необходимо прописать в рамках трудового договора.

Это необходимо, чтобы обезопасить себя в случае, когда начальник хочет вас уволить. Но вроде как не за что. В этом случае он может воспользоваться предлогом, в рамках которого сотрудник якобы никогда не приезжает в офис.

В этом случае ваши устные договоренности с боссом о том, что вы можете работать из дома, не подойдут. В результате, вас уволят. Причем вполне легально, ведь договоренности о вашей работе из дома не прописаны в договоре.

Спросите, каким образом происходит оформление командировок

На собеседовании в обязательном порядке необходимо уточнить:

1. Кто определяет, куда вас отправить в командировку? Как это происходит?
2. Кто отвечает за постановку определенных задач для работников компании, отправляющихся в командировку?
3. Каким образом происходит оформление тех или иных командировок? Какие документы для этого заполняют?

При этом нельзя только лишь доверять словам. Необходимо зафиксировать каждый момент в договоре. На нем должна быть роспись руководителя. Также, крайне важно прочитать все соглашения в рамках договора. В этом случае вы сможете добиться отличного результата. Не дадите начальнику прописать пункты, которые могут урезать ваши права в дальнейшем.

Очень важно абсолютно каждое слово зафиксировать на бумаге. В этом случае вы сможете добиться отличного результата. Докажите начальнику, что он не прав. Если же договоренности не зафиксированы на бумаге, то их, можно сказать, никогда и не было. Следовательно, свою правоту вы доказать не сможете. В том числе и если обратитесь в будущем в суд против работодателя. То, чего не было зафиксировано на бумаге, не было и в реальной жизни (так вам скажет любой юрист).